Blog und Wiki im Unternehmenseinsatz
Die fast lautlose Revolution des Wissensmanagements
Wenn man von Web 2.0, Blog und Wiki spricht, meint man damit meist öffentliche (Corporate-)Blog und Wiki Systeme, die vielfach von Unternehmen unter PR oder Marketingaspekten betrieben werden.
Doch ungeachtet von dieser öffentlich gerne beachteten Nutzung bahnt sich gerade eine noch viel stärkere Nutzung von Blog und Wiki im nichtöffentlichen internen Unternehmenseinsatz an.
Denn Blog und Wiki sind auch sehr gute Werkzeuge um innerhalb eines Unternehmens zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Sei es direkt zwischen Mitarbeitern, zwischen Abteilungen, zwischen Projektleiter und Projektteilnehmern, zwischen Produktmanager und Vertrieb, oder auch zwischen dem Betriebsrat und den Mitarbeitern.
Bei dem Unternehmenseinsatz von Blog und Wiki sind weniger die Anschaffungskosten (Opensource oder kostenpflichtige Softwarelizenz) relevant, sondern die Betriebskosten. Durch Betrieb, Support sowie notwendige Anpassungen entstehen regelmäßig wiederkehrende Kosten. Deswegen sollte hier auf individuelle Einzellösungen verzichtet werden, da deren Supportaufwand beträchtlich werden kann. Denn nach dem ersten Blog, nach dem ersten Wiki werden weitere folgen, und wenn man nicht aufpasst, hat man schnell einen "bunten Zoo" unterschiedlichster nicht gemeinsam Administrierbarer Softwareinstallationen.
Hohe Sicherheitsstandards und flexible Rechtevergabe
Viel zu viele Wiki und Blog Systeme vernachlässigen den Sicherheitsaspekt. Das ist verständlich aus ihrer Entstehung heraus. Denn es ging ja meist um die Veröffentlichung von Inhalten, nicht um deren Schutz vor unerlaubtem Zugriff. Für den Unternehmenseinsatz sind solche Systeme aber weniger geeignet. Denn im Unternehmenseinsatz geht es darum, vertrauliche Informationen einem genau festgelegten Kreis von Personen zugänglich zu machen, aber allen anderen gegenüber zu schützen. Doch wenn Sicherheitsfunktionen nachträglich, z.B. über Erweiterungen oder Plugins, hinzugefügt werden, ist das Risiko recht hoch, dass dieser Schutz noch viele Lücken enthält. Besser ist daher nach Lösungen zu suchen, die von Anfang an für die hohen Sicherheitsanforderungen von Unternehmen konzipiert und erstellt wurden.
Eine gemeinsame Plattform für Blog und Wiki
Wenn Blog und Wiki "aus einem Guss" sind und als gemeinsame Plattform, aus einem Produktangebot betrieben werden, können nicht nur die Verwaltungskosten weiter gesenkt werden. Auch die Anwender profitieren durch die nun mögliche enge Verzahnung und Verknüpfung der Inhalte zwischen Blog und Wiki. Dadurch steigt die Produktivität.
Wenn man von Web 2.0, Blog und Wiki spricht, meint man damit meist öffentliche (Corporate-)Blog und Wiki Systeme, die vielfach von Unternehmen unter PR oder Marketingaspekten betrieben werden.
Doch ungeachtet von dieser öffentlich gerne beachteten Nutzung bahnt sich gerade eine noch viel stärkere Nutzung von Blog und Wiki im nichtöffentlichen internen Unternehmenseinsatz an.
Denn Blog und Wiki sind auch sehr gute Werkzeuge um innerhalb eines Unternehmens zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Sei es direkt zwischen Mitarbeitern, zwischen Abteilungen, zwischen Projektleiter und Projektteilnehmern, zwischen Produktmanager und Vertrieb, oder auch zwischen dem Betriebsrat und den Mitarbeitern.
Beispiele für den Blog Einsatz
Blogs eignen sich perfekt um Nachrichten und Informationen zeitnah zu verteilen und sind daher eine sehr gute Alternative zu Newslettern. Der Empfänger wird nicht durch eine Mail belästigt und auch ältere Nachrichten sind zentral abrufbar und durchsuchbar. Einsatzbeispiele sind:- Projektleiter, die damit alle Projektteilnehmer nachvollziehbar informieren können
- Marketing- und Vertriebsleiter, die über aktuelle und bevorstehende Kampagnen und Aktionen informieren
- IT-Abteilungen, die alle Mitarbeiter über geplante Arbeiten oder Änderungen informieren können
Beispiele für den Wiki Einsatz
Wikis eignen sich besonders dafür einfach und schnell Informationen gemeinschaftlich zusammenzutragen und aktuell zu halten. Damit eigenen sie sich für fast jeder Art der Dokumentation. Durch die spezielle und einfach zu erlernende Wiki-Syntax kann im Team auch ohne HTML-Kentnisse gemeinsam z.B. an Dokumentationen und anderen Texte gearbeitet werden. Der Vorteil eines Wiki, einfach unstrukturierte Informationen zu erfassen, kann aber auch zum Fluch werden. Denn Mitarbeiter, deren Schreibtisch von unsortierten Papierstapeln überquellen, neigen im Wiki ebenso so chaotisch zu arbeiten. Hier sind also Vorgaben eines für das Wiki im Unternehmen verantwortlichen notwendig. Durch die einzigartige Versionierung von Inhalten kann jede Änderung rückgängig gemacht werden, für die Qualitätssicherung und Fehlerbereinigung ein unschätzbarer Vorteil. Einsatzbeispiele sind:- Vertriebsdokumentation
- Techn. Dokumentation, z.B. über Server oder Netzwerke
- Praxisdokumentation ärztlicher Praxen
- Grundlagenwissen als Glossare oder Enzyklopädien
- Handbücher
Worauf man bei der Auswahl achten sollte
Einfache Bedienung, Flexibilität, gute Administration und geringe BetriebskostenBei dem Unternehmenseinsatz von Blog und Wiki sind weniger die Anschaffungskosten (Opensource oder kostenpflichtige Softwarelizenz) relevant, sondern die Betriebskosten. Durch Betrieb, Support sowie notwendige Anpassungen entstehen regelmäßig wiederkehrende Kosten. Deswegen sollte hier auf individuelle Einzellösungen verzichtet werden, da deren Supportaufwand beträchtlich werden kann. Denn nach dem ersten Blog, nach dem ersten Wiki werden weitere folgen, und wenn man nicht aufpasst, hat man schnell einen "bunten Zoo" unterschiedlichster nicht gemeinsam Administrierbarer Softwareinstallationen.
Hohe Sicherheitsstandards und flexible Rechtevergabe
Viel zu viele Wiki und Blog Systeme vernachlässigen den Sicherheitsaspekt. Das ist verständlich aus ihrer Entstehung heraus. Denn es ging ja meist um die Veröffentlichung von Inhalten, nicht um deren Schutz vor unerlaubtem Zugriff. Für den Unternehmenseinsatz sind solche Systeme aber weniger geeignet. Denn im Unternehmenseinsatz geht es darum, vertrauliche Informationen einem genau festgelegten Kreis von Personen zugänglich zu machen, aber allen anderen gegenüber zu schützen. Doch wenn Sicherheitsfunktionen nachträglich, z.B. über Erweiterungen oder Plugins, hinzugefügt werden, ist das Risiko recht hoch, dass dieser Schutz noch viele Lücken enthält. Besser ist daher nach Lösungen zu suchen, die von Anfang an für die hohen Sicherheitsanforderungen von Unternehmen konzipiert und erstellt wurden.
Eine gemeinsame Plattform für Blog und Wiki
Wenn Blog und Wiki "aus einem Guss" sind und als gemeinsame Plattform, aus einem Produktangebot betrieben werden, können nicht nur die Verwaltungskosten weiter gesenkt werden. Auch die Anwender profitieren durch die nun mögliche enge Verzahnung und Verknüpfung der Inhalte zwischen Blog und Wiki. Dadurch steigt die Produktivität.
Fazit
Blog und Wiki werden sich aufgrund ihrer Vorteile weiter auch im internen Unternehmenseinsatz verbreiten. Dazu sind aber gute Vorgaben und sorgfältige Produktauswahl notwendig, weil viele Blog und Wiki Systeme für diesen Anwendungsfall (noch) nicht vorgesehen sind.
Geschrieben von af in am: Freitag, 27. Juli 2007
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